Image
Op verzoek van het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten (FAGG) willen we graag enkele belangrijke richtlijnen delen voor een correcte registratie in Narcoreg, aangezien er regelmatig fouten worden gemaakt bij het registreren van retours, verkeerde leveringen en hoeveelheden.
Daarom zette het FAGG deze richtlijnen in een overzichtelijke samenvatting. Het bespreekt het registreren van retours en verkeerde leveringen, met de nadruk op het vermijden van negatieve hoeveelheden en het correct invoeren van transacties. Daarnaast worden richtlijnen gegeven voor de registratie van hoeveelheden van bulkgrondstoffen en geneesmiddelen. De samenvatting behandelt ook het belang van tijdige en nauwkeurige registratie bij depannages en hoe fouten kunnen worden gecorrigeerd.
1. Retours en verkeerde leveringen
Er worden regelmatig fouten gemaakt bij het registreren van retours en verkeerde leveringen. Hierbij een verduidelijking van de procedures:
Retours
Een retour betreft producten die teruggestuurd worden nadat ze al in voorraad zijn genomen. In dit geval wordt een kredietnota opgesteld.
- In Narcoreg: de retour wordt geregistreerd als een “verkoop” door de klant en een “aankoop” door de leverancier. Deze termen zijn uitsluitend bedoeld voor de registratie en weerspiegelen geen echte verkoop of aankoop.
- Belangrijk: gebruik geen negatieve hoeveelheden in de aangiften. Beide partijen dienen hun deel van de transactie in te voeren.
Verkeerde leveringen
Dit betreft producten die worden teruggestuurd zonder dat ze in voorraad zijn genomen.
- Niet registreren: verkeerde leveringen hoeven niet te worden geregistreerd in Narcoreg.
- Foutieve registratie annuleren: als er toch registraties zijn gedaan, dienen deze te worden geannuleerd met negatieve hoeveelheden (zie handleiding §3.2 minus aangifte).
Bij gebruik van REST-interface of CSV upload: contacteer uw software ontwikkelaar om meer details te krijgen over hoe dit in uw software geïmplementeerd is. Indien deze functionaliteit niet beschikbaar is, dient u handmatig via www.narcoreg.be de annulering uit te voeren zoals hierboven beschreven.
2. Correcte registratie van hoeveelheden
Er worden regelmatig fouten gemaakt bij het invoeren van hoeveelheden. Let op de volgende richtlijnen:
- Bulkgrondstoffen: eenheid in gram.
Bulkgrondstoffen worden doorgaans door fabrikanten aangekocht en worden in de dagelijkse praktijk niet geregistreerd in Narcoreg door apothekers. Uitzonderingen hierop zijn sporadisch, zoals bij de analyse van magistrale bereidingen, waarbij de code van de bulkgrondstof uitzonderlijk wordt gebruikt, omdat er geen verdovingscodes bestaan voor deze bereidingen. - Geneesmiddelen en farmaceutische grondstoffen: aantal (volledige) verpakkingen.
Voorbeelden ter illustratie:
|
Naam |
CNK code |
Toelichting |
|
|
061200 |
MORPHINE HYDROCHLORIDE TRIHYDRATE |
Heeft geen CNK code |
In de benaming van het product wordt verder geen hoeveelheid meegegeven. |
|
061308 |
MORPHINE HCL (3 H2O) FSA 5 G
= FARMACEUTISCHE GRONDSTOF |
4486924 à Heeft wél een CNK code |
In de benaming van het product wordt wel een hoeveelheid meegegeven, namelijk 5 gram. |
|
061624 |
MS DIRECT D/B 56 CO 10 MG
= GENEESMIDDEL |
1466879 |
In de benaming van het product wordt wel een hoeveelheid meegegeven, namelijk 56 tabletten. |
Depannage
De transactie moet worden geregistreerd door zowel de verzender als de ontvanger. Bijvoorbeeld: Apotheek X depanneert Apotheek Y.
- Apotheek X (de verzender) registreert de transactie als een verkoop in Narcoreg, binnen 30 dagen na verzending.
- Apotheek Y (de ontvanger) registreert de transactie als een aankoop in Narcoreg, binnen 30 dagen na ontvangst.
Het FAGG heeft vastgesteld dat depannages vaak niet worden geregistreerd door een van beide partijen. Het is belangrijk dat beide partijen hun registraties nauwkeurig en tijdig bijhouden om discrepanties te voorkomen.
ID van de handelspartner controleren
Bij leveringen kan het voorkomen dat deze worden uitgevoerd door een ander filiaal van de leverancier dan het filiaal dat doorgaans de apotheek belevert. Het is daarom cruciaal om deze informatie intern duidelijk en tijdig te communiceren, zodat de juiste handelspartnercode wordt gebruikt.
Controleer altijd zorgvuldig het handelspartner ID op de zendnota, aangezien dit doorgaans expliciet wordt vermeld in de documentatie van de handelspartner. Dit helpt registratiefouten te voorkomen.
Correcties van foutieve aangiften
Indien sinds 1 september 2023 fouten zijn gemaakt bij het indienen van retours, verkeerde leveringen, hoeveelheden, depannage, of handelspartnergegevens, dienen deze aangiften geannuleerd te worden volgens de handleiding (§3.2).
Als een aangifte achteraf moet worden gecorrigeerd, dient deze volledig te worden verwijderd door middel van een 'minus aangifte'. Dit houdt in dat de oorspronkelijke aangifte exact wordt herhaald, met uitzondering van de hoeveelheid, die nu negatief wordt ingevuld.
Na annulering kunnen de correcte gegevens opnieuw worden geregistreerd.
Herinnering
Toezicht
Indien fouten niet tijdig worden gecorrigeerd en het FAGG achteraf onjuistheden constateert, zal het systeem de bijbehorende kosten automatisch factureren. Wij willen u ook vriendelijk herinneren dat het uw eigen verantwoordelijkheid is om ervoor te zorgen dat alle aangiften tijdig en correct worden geregistreerd, zonder dat aangiften worden vergeten. Het vergeten van aangiften kan namelijk ook leiden tot het betalen van een retributie.
Vervanger-apotheker preventief aanstellen
Het is aan te raden om proactief een vervangend apotheker of eigenaar toegang te verlenen tot Narcoreg via CSAM, om onverwachte langdurige afwezigheid van de titularis op te vangen. Raadpleeg hiervoor de handleiding, hoofdstuk 2.
