Image
Hoewel zorgraden nog steeds relatief nieuw zijn in het zorglandschap, nemen apothekers er een zeer prominente rol in op. Bijna elke zorgraad in Vlaanderen telt een apotheker die collega’s vertegenwoordigt, ervaringen uitwisselt en projecten uitwerkt met andere zorgverleners, welzijnswerkers en vertegenwoordigers van de lokale overheden. Dat gebeurt vaak in grote vergaderingen met heel wat aanwezigen. En zelfs voor bedreven zorgverleners is anderen overtuigen van een gemeenschappelijk doel, niet altijd even makkelijk.
Daarom organiseerde het VAN focusdomein Eerste Lijn vorig jaar, in samenwerking met KAPE Management, een workshop voor apothekers in de zorgraden. Deelnemers konden hier hun vergader -en overtuigingstechnieken aanscherpen en inoefenen. Aansluitend was er nog de mogelijkheid van een één-op-één coaching met lesgever Jonas De Zweemer om advies op maat te krijgen. Het traject werd mee ontwikkeld door projectcoördinator Petra Schiller.
De meeste apothekers zijn al goed vertrouwd met doorsnee vergadertechnieken. Ze kunnen heel goed luisteren en oprechte empathie tonen omdat ze dat in hun dagelijkse praktijk toepassen. De zorgraden hebben echter een andere dynamiek, waarbij je veel meer moet kunnen overtuigen. Maar hoe kan je nu anderen overtuigen? ‘‘Daar komt goede voorbereiding en onderbouwing aan te pas’’, verklaart Petra. “Voor veel mensen zijn de communicatievaardigheden die bij vergaderen komen niet altijd even vanzelfsprekend. Daarop gingen we dieper in tijdens de sessie, vaak vanuit concrete voorbeelden.”
Petra vindt de zorgraden heel interessant. “Men wil hier duidelijk op een constructieve manier heel wat knowhow en invalshoeken samenbrengen”, zegt Petra. “Uit mijn ervaring weet ik dat mensen die zich hiervoor inzetten, er echt volledig voor gaan. En dat bovenop alle andere taken die ze al op zich nemen. Dat kwam heel vaak terug op de verschillende locaties: apothekers willen zich hier écht voor inzetten, maar moeten dit combineren met al het werk in een apotheek. Daarom is het zeer nuttig dat apothekers met elkaar ervaringen uitwisselen en zo van elkaar leren.”
Wil jij ook je vergadervaardigheid verbeteren?
Petra geeft ons 5 basistips die jouw aanwezigheid bij meetings naar een hoger niveau kunnen brengen.
1. Bereid je voor
Formuleer voor jezelf wat je doel is tijdens de vergadering en waarom. Onderbouw je feiten inhoudelijk met enkele voorbeelden en denk goed na over mogelijke tegenargumenten. Naast de inhoudelijke kant, kan je je plan ook relationeel en van de menselijke kant bekijken. Stel jezelf vragen over wie je punten zal ondersteunen ook betrokken bij is bij je doel.
2. Creëer een goede stemming
Neem tijdens de meeting een open en ondersteunende houding aan, verbaal en non-verbaal. Dat straalt vertrouwen en interesse uit. Maak op een geschikt moment wat tijd voor een informeel praatje om een connectie te creëren. De locatie kan natuurlijk ook helpen bij de stemming. Als jij zelf de overlegruimte inricht, maak die eventueel wat aangenamer en zorg ervoor dat iedereen makkelijk oogcontact kan houden met elkaar.
3. Een beetje zenuwen is oké
Soms kan je wel eens nerveus worden of haperen wanneer je iets presenteert of moet uitleggen. Dat is normaal en onder controle te houden. Goed voorbereiden en je kernwoorden of ideeën visualiseren kan je hierbij helpen. Wees ook niet te perfectionistisch en hou de druk realistisch, je hoeft niet perfect te zijn. Het belangrijkste is Keep calm and breath. Voel je voor de start heel veel zenuwen, doe dan een korte reset. Probeer 3 of 4 tellen in te ademen via de neus en 6 tot 8 tellen uit langs de mond.
4. Kritiek hoort erbij
Iedereen heeft een eigen mening. Wanneer anderen zich zorgen maken of opbouwende kritiek geven op jouw punten, is dit meestal niet bedoeld om je neer te brengen. Neem het dus niet persoonlijk en ga eerst na of je de kritiek goed begrijpt. Parafraseer en herformuleer de opmerkingen. Durf ook doorvragen naar verduidelijking, soms kan er daardoor een detail naar boven komen dat kan helpen. Erken terechte opmerkingen en nodig eventueel de andere partijen uit om mee te denken. Goede opbouwende kritiek is tenslotte een teken dat de aanwezigen interesse hebben in het onderwerp.
5. Professionaliteit maakt het verschil
Zorg ervoor dat je voorbereide documenten er professioneel uitzien. Gebruik hiervoor het KISS-model (Keep it short simple and sweet and Structured). Gebruik dus niet te veel tekst en overlaad je documenten niet met overbodige info. Durf dus wat te knippen in je teksten om aandacht vast te houden. Probeer het ook visueel aantrekkelijk te maken. Er zijn veel interessante voorbeeldsjablonen die je snel kan gebruiken. Vat je punten samen in kernwoorden en vergeet niet af en toe een geschikte afbeelding te gebruiken.
